AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Definisi audit SDM

David Stevens dalam bukunya “Participotory business planning”, audit SDM merupakan suatu daftar periksa yang terdiri dari 27 item untuk menilai seluruh aspek dari manajemen SDM dalam suatu perusahaan.

Daftar periksa SDM

1. Struktur organisasi

2. Uraian/deskripsi posisi

3. Rencana keberhasilan manajemen

4. Kebijakan rekuitmen

5. Prosedur rekuitmen

6. Program perkenalan

7. Penilaian kinerja

8. Penilaian potensial individu

9. Perencanaan jengjang karir

10. Program pelatihan

11. Administrasi kompensasi/gaji

12. Fungsi/departemen SDM

13. Perencanaan manusia

14. Catatan pribadi

15. Relevensi dari aplikasi komputer

16. Pemahaman mengenai iklim organisasi

17. Pembagian informasi dengan karyawan

18. Desain pekerjaan

19. Hubungan industrial

20. Kesehatan karyawan

21. Keamanan karyawan

22. Pelayanan karyawan

23. Pengumpulan angka statistik

24. Praktik-praktik pengunduran diri

25. Dokumentasi apakah terdapat formulir-fomulir seperti formulir pajak, wewenang gaji

26. Keamanan

27. Interaksi

Dalam bukunya “Managing Human Resources” Arthur W. Sherman H. Jr dan George W. Bohlander, mendefinisikan metoda untuk memastikan bahwa potensial SDM dari organisasi dipenuhi.

Menurut Sherman dan Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:

1. Menilai efektivitas fungsi SDM

2. Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, peraturan dan prosedur

3. Menetapkan pedoman untuk menetapkan standar

4. Memperbaiki mutu dari staf SDM

5. Meningkatkan citra dari fungsi SDM

6. Meningkatkan perubahan dan kreativitas

7. Menilai kelebihandan kekurangan dari berbagai fungsi SDM

8. Memfokus staf SDM pada masalah-masalah yang penting

9. Membawa SDM lebih dekat kepada fungsi organisasi yang lain

Apabila organisasi ingin tetap kompetitif, maka organisasi harus mengalami perubahan yang terus menerus. Dapat membantu manajer mengidentfikasi penyimpangan atau varian antara kondisi akrual dengan kondisi yang diharapkan. Dengan demikian audit menjadi suatu dorongan yang berbasis data untuk perubahan. Auditing sebagai suatu alat atau instrumen dari perubahan. Apabila diinginkan bahwa manajer SDM melakukan perubahan dalam departemen, suatu audit dapat digunakan sebagai alat yang netral untuk memandang atasan, teman, bawahan dan personil non SDM dalam organisasi.

Melaksanakan audit

Audit dapat dilakukan oleh personil internal/eksternal. Orang dalam lebih mengetahui mengenai organisasi dan berada dalam suatu posisi yang lebih baik untuk menentukan aspek yang memerlukan pilihan. Audit eksternal tampaknya lebih obyektif dan mempunyai kerterlibatan diri yang lebih kecil.

Langkah-langkah proses audit

Seorang spesialis auditing (Walter R. Mahler) mengusulkan bahwa proses audit harus terdiri dari 6 langkah sebagai berikut:

1. Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang akan diperoleh ielh audit

2. Memilih personel dengan kisaran keterampilan yang luas untuk tim audit dam memberikan pelatihan yang diperlukan.

3. Mengumpulkan data dari tingkat yang berbeda dalam organisasi

4. Menyiapkan laporan audit untuk manajer lini dan evaluasi deaprtemen SDM

5. Mendiskusikan laporan dengan manajer operasi yang kemudian mengujikan penilaian mereka sendiri

6. Mempersatukan tindakan korektif ke dalam proses penetapan tujuan perusahaan yang reguler

Pendekatan dalam audit SDM

1. Menetukan ketaatan dengan hukum dan peraturan

2. Mengukur kesesuaian program dengan tujuan organisasi

3. Menilai perfoma program kebijakan dan prosedur harus diuji secara teliti untuk menentukan apakah mereka sesuai dalam memenuhi tujuan

Fungsi SDM

1. Perencanaan dan rekuitmen

Sumber informasi:

a. Anggaran SDM

b. Data biaya rekuitmen

c. Uraian jabatan dan spesifikasi

d. Tingkat penerimaan karyawan

2. Penerimaan

Sumber informasi:

a. Catatan wawancara pekerjaan

b. Catatan penolakan pelamar

c. Permintaan transfer

3. Pelatiha dan pengembangan

Sumber informasi:

a. Data biaya pelatihan

b. Catatan produksi

c. Catatan kecelakaaan

d. Catatan pengendalian mutu

4. Penilaian kinerja

Sumber informasi:

a. Catatan penilaian kinerja

b. Catatan produksi

c. Catatan kerugian barang sisa

d. Catatan wawancara penilaian

e. Catatan kehadiran

f. Catatan tindakan disiplin

5. Kompensasi

Sumber infomasi:

a. Data gaji dan karyawan

b. Catatan survai gaji

c. Asuransi kompensasi untuk pengangguran

d. Catatan perputaran karyawan

e. Survai biaya kehidupan

6. Hubungan ketenagakerjaan

Sumber informasi:

a. Catatan keluhan

b. Catatan keputusan abritase

c. Catatan penghentian kerja

d. Catatan keluhan praktik tenaga kerja yang tidak wajar

Manfaat temuan audit

Informasi ini kemudian harus dianalisis untuk mengidentifikasi tipe tindakan korektif yang diperlukan yang paling cocok untuk melaksanakannya.

Metode-metode menganalisis temuan

1. Membandingkan program SDM dengan organisasi yang lain khususnya program dari peusahaan yang berhasil

2. Berdasrakan audit dari beberapa sumber otoritas seperti norma konsultan, temuan pengetahuan perilaku

3. Mempercayai suatu rasio atau rata-rata seperti rasio dari staf SDM terhadap karyawan total

4. Menggunakan suatu audit ketaatan untuk mengukur apakah aktivitas manajer dan staf dalam manajemen SDM sesuai dengan kebijakan prosedur dan peraturan suatu audit internal

5. Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran dan menggunakan suatu tipe audit sistem

Penyiapan laporan dan rekomendasi

Laporan harus mencakup setiap hal yang tepat dan berguna bagi penerima. Suatu laporan biasanya disiapkan untuk manajer lini. laporan khusus disiapkan untuk manajer SDM yang juga menerima suatu copy laporan yang diberikan kepada manajer lini.

Nilai yang dihasilkan dari informasi yang diperoleh dari audit terletak pada pemanfaatan laporan tersebut untuk memperbaiki kekurangan dalam program SDM.

Akhirnya, kebanyakan untuk setiap fungsi yang berbeda-beda harus diuji untuk menentukan kecukupan mereka sebagai bagian dari kebijakan SDM manusia secara keseluruhan.